Office manager

At Recordati, we are united by a clear purpose: unlocking the full potential of life. With a century of history behind us, we are building the next chapter of our journey, continuing to grow while keeping patients at the centre of all we do. What drives us is a shared belief that health, and the opportunity to live life to the full, should be within reach for everyone. This brings energy to our work, shaping how we support each other and show up every day. Our values – Better Together, Never Settle and Always Deliver – reflect this mindset, helping us to keep improving and make a meaningful difference. Above all, these values bring to life our promise to everyone at Recordati, you can unlock your full potential. We know that people thrive when they can be themselves, are trusted and supported, and are given the opportunity to grow and make a meaningful contribution. Are you ready to unlock your full potential? Mission principale Assurer un support administratif, organisationnel et opérationnel de haut niveau auprès de la Direction Générale, en garantissant la bonne coordination des activités, la gestion efficace des priorités et le suivi des dossiers et décisions. Contribuer à l'amélioration de la communication interne et institutionnelle ainsi qu'à la modernisation des pratiques administratives, à travers la maîtrise des outils digitaux et la conception de supports de communication et de présentation professionnels. Responsabilités majeures Assistanat et support à la Direction Générale Assurer la gestion de l'agenda du Directeur Général, des rendez-vous et des réunions. Organiser les réunions internes et externes, les déplacements professionnels et les visites du Groupe. Préparer les dossiers, présentations et documents nécessaires aux réunions. Rédiger les courriers, notes, comptes rendus et communications à la demande du DG. Assurer le suivi des décisions et des plans d'action relevant de la Direction Générale. Garantir la confidentialité des informations et des dossiers traités. Coordination administrative et organisationnelle Assurer l'interface entre la Direction Générale et les différents départements. Faciliter la circulation de l'information et assurer le suivi des demandes. Coordonner les aspects logistiques et administratifs des événements professionnels et institutionnels. Assurer le suivi de certaines prestations administratives et des relations avec les fournisseurs. Veiller à la bonne organisation et à la disponibilité des moyens nécessaires au fonctionnement de la Direction Générale. Communication et design graphique Participer à la préparation et à la diffusion des communications internes. Concevoir des supports visuels : affiches, invitations, newsletters, présentations et supports institutionnels. Assurer la mise en forme et l'harmonisation des présentations destinées à la Direction Générale et au Groupe. Contribuer à la valorisation de l'image de l'entreprise à travers des supports de communication professionnels et attractifs. Veiller au respect de la charte graphique et de l'identité visuelle de l'entreprise. Digitalisation et amélioration continue Exploiter les outils digitaux et collaboratifs pour optimiser les activités administratives. Participer à la digitalisation et à la simplification des processus documentaires. Utiliser les outils d'intelligence artificielle pour améliorer la rédaction, la synthèse et la production de contenus. Proposer des solutions innovantes pour améliorer l'organisation et l'efficacité du travail. Niveau d'études Formation : supérieure Bac +3 minimum en administration, gestion, management, communication, marketing ou domaine équivalent ; Une spécialisation ou formation complémentaire en communication digitale, design graphique ou outils numériques constitue un atout ; Une formation en assistanat de direction ou en management administratif est appréciée. Expérience professionnelle 3 à 5 ans d'expérience dans une fonction similaire : Office Manager, Assistant(e) de Direction ou Executive Assistant ; Une expérience dans un environnement multinational ou dans un groupe international constitue un avantage. Compétences techniques Gestion d'agenda et planification des activités de la Direction Générale. Organisation et coordination des réunions et événements professionnels. Rédaction administrative et professionnelle (courriers, notes, comptes rendus). Gestion documentaire, classement et archivage. Maîtrise du Pack Microsoft Office (Word, Excel, Outlook). Maîtrise avancée de PowerPoint et conception de présentations professionnelles. Maîtrise des outils collaboratifs (Microsoft Teams, SharePoint). Création graphique et mise en page (Canva ou outils équivalents). Conception de supports de communication visuelle (affiches, invitations, newsletters et visuels institutionnels). Communication digitale et création de contenus. Utilisation des outils d'intelligence artificielle générative. Digitalisation et optimisation des processus administratifs. Gestion des relations avec les prestataires et fournisseurs. Organisation logistique des déplacements professionnels et visites institutionnelles. Connaissance des principes de base de l'identité visuelle et de la charte graphique. Compétences comportementales Organisation et rigueur : capacité à gérer plusieurs activités simultanément et à respecter les délais. Discrétion et confidentialité : aptitude à traiter des informations sensibles et stratégiques. Proactivité et anticipation : capacité à anticiper les besoins de la Direction Générale et à proposer des solutions. Autonomie : capacité à gérer les activités relevant de son périmètre avec un minimum de supervision. Communication interpersonnelle : aisance relationnelle, diplomatie et capacité à interagir avec différents niveaux hiérarchiques. Réactivité et adaptabilité : capacité à gérer les urgences et les changements de priorités. Créativité et sens esthétique : aptitude à concevoir des supports visuels attractifs et …

Employment type : Full-time | Seniority level : Mid-Senior level